Contracten: stick to the recipe!

De komende periode neem ik u in een serie blogs mee in de juridische aspecten van samenwerken.

Contracten kunnen complex zijn. Dat zal er mede de oorzaak van zijn dat ze niet altijd worden gebruikt. Ook komt het regelmatig voor dat partijen wel een schriftelijke overeenkomst maken, maar in de loop van de tijd in praktische zin gaan afwijken van de afspraken die ze in dat contract hebben vastgelegd. Alle ingrediënten voor een succesvolle samenwerking zitten in het contract en dan gaat men het recept veranderen!

Recent kwam ik dat in mijn praktijk nog tegen. Het ging om een Nederlandse onderneming en een Belgische onderneming, die een proefcontract waren aangegaan en hadden afgesproken om nog te gaan onderhandelen over een meer definitieve overeenkomst. Uiteindelijk werd er ook tijdens die
onderhandelingen zaken gedaan en werden er concept overeenkomsten uitgewisseld. Maar nog vóórdat ze tot overeenstemming waren gekomen over de meer definitieve overeenkomst, kwam aan de samenwerking een einde. Wat volgde was een gerechtelijke procedure over de vraag welke overeenkomst nu leidend was en of en zo ja hoe die overeenkomst kon worden beëindigd.

In een eerder blog heb ik op een rij gezet welke zaken je minimaal in een contract regelt. En waarom je dat zou moeten doen. Een van de redenen die ik toen noemde was het voorkomen van onduidelijkheid. Uit de inleiding van dit blog kun je echter afleiden dat onduidelijkheid ook kan ontstaan, zelfs al gebruik je een contract. Zijn er dan geen mogelijkheden om die onduidelijkheid nog verder in te perken? Zeker wel. Sterker nog, vanuit het Engelse en Amerikaanse recht zijn
verschillende soorten ‘boilerplate’ bepalingen over komen waaien. Met deze term worden bepalingen aangeduid die vrijwel standaard deel uitmaken van contracten. Het zijn teksten die keer op keer, zonder veel aanpassingen, kunnen worden gebruikt.

De meest voor de hand liggende boilerplate bepaling bij het voorbeeld zou een zogenaamde ‘No Oral Modification’ clausule zijn geweest. Zo’n bepaling schrijft voor dat wijzigingen van de overeenkomst alleen geldig zijn als ze schriftelijk zijn overeengekomen. Dat kan handig zijn als het belangrijk is dat partijen in overeenstemming met de overeenkomst blijven handelen en praktische wijzigingen niet direct moeten leiden tot een verandering van de gemaakte afspraken. Dit stimuleert partijen om in overeenstemming met de schriftelijke afspraken te blijven handelen.

Maar er zijn er meer. Zo bestaat er – onder andere – ook een ‘Entire Agreement’ clausule. Ofwel een clausule waarin is bepaald dat het contract alle afspraken tussen partijen bevat. Staat het niet in het contract? Dan is het niet afgesproken.

Verder zijn er nog de zogenaamde ‘Notification’ clausules, bepalingen die voorschrijven op welke wijze mededelingen en aanzeggingen moeten worden gedaan. Dat is een praktische manier om de communicatie bij eventuele problemen te stroomlijnen en om te zorgen dat mededelingen en aanzeggingen altijd op de juiste plaats terecht komen.

In internationale contracten mag een rechtskeuzebeding ook zeker niet ontbreken, net als een bepaling waarin wordt geregeld welke rechter bevoegd is om te oordelen over geschillen.

Door dit soort bepalingen op te nemen in een contract kunnen op voorhand mogelijk onduidelijke situaties worden voorkomen. Het kan partijen dwingen om méér volgens de bepalingen van het contract te (blijven) handelen. En mocht de praktijk uiteindelijk tot wijzigingen dwingen, dan dwingt een ‘no oral modification’ clausule partijen om daarover te overleggen en de wijzigingen schriftelijk vast te leggen. Dat an sich bevordert al de duidelijkheid van de gemaakte afspraken.

Sta je op het punt om contracten te gaan sluiten en wil je graag dat ik eens meekijk? Neem dan contact met me op. Een eerste screening van een contract kost vaak niet heel veel geld. Maar het levert wél altijd iets op: duidelijkheid.

Neem contact op