22 jan 2025 Ondernemingsrecht Yannick Willems
Het innen van openstaande facturen roept vaak de vraag op of je buitengerechtelijke incassokosten kunt rekenen. In deze blog leg ik de regels uit en bespreek ik de rol van de ontvangsttheorie.
Buitengerechtelijke incassokosten zijn kosten die een schuldeiser maakt om een openstaande factuur te innen zonder tussenkomst van de rechter.
Deze kosten zijn vastgelegd in artikel 6:96 lid 6 BW en het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten. Hierin staan de maximale tarieven die een schuldeiser mag rekenen bij te late betaling door consumenten.
Als een consument een factuur te laat betaalt, gelden strikte regels voor het in rekening brengen van buitengerechtelijke incassokosten. Volgens artikel 6:96 lid 6 BW zijn deze kosten pas verschuldigd nadat de consument is aangemaand en 14 dagen de tijd heeft gekregen om de factuur alsnog te betalen.
Dit betekent dat de schuldeiser eerst een aanmaning moet sturen waarin de consument wordt geïnformeerd over de openstaande betaling en de bijkomende kosten als er niet binnen 14 dagen wordt betaald.
Om te bepalen wanneer de 14 dagen beginnen, is de ontvangsttheorie van belang. Deze theorie, vastgelegd in artikel 3:37 lid 3 BW, stelt dat een verklaring pas werking heeft als deze de geadresseerde heeft bereikt.
Dit betekent dat de termijn van 14 dagen pas begint als kan worden vastgesteld dat de brief in ontvangst is genomen. Stel, de brief wordt op 1 februari verstuurd en op 3 februari ontvangen. De termijn begint dan op 4 februari en loopt tot 17 februari. Vanaf 18 februari kan aanspraak worden gemaakt op buitengerechtelijke incassokosten.
Als er discussie ontstaat over het moment van ontvangst, dient de afzender te bewijzen dat de brief naar het juiste adres is verzonden en is ontvangen. Daarom is het verstandig om dergelijke brieven altijd per aangetekende post te verzenden.
Een leesbevestiging van een e-mail kan ook voldoende zijn, maar het is belangrijk om te kunnen aantonen dat de consument de aanmaning daadwerkelijk heeft ontvangen.
Het belang van een ontvangstbewijs of leesbevestiging blijkt uit een uitspraak van de Rechtbank Midden-Nederland van 16 oktober 2024. Hierin moest een zorgverzekeraar aantonen dat een brief de consument daadwerkelijk had bereikt.
De rechtbank oordeelde dat een per e-mail verzonden aanmaning onvoldoende bewijs van ontvangst bood, zeker omdat de consument de ontvangst ter discussie stelde. Nu de zorgverzekeraar niet beschikte over een ontvangst- of leesbevestiging, werd haar aanspraak op buitengerechtelijke incassokosten afgewezen.
De hoogte van de verschuldigde buitengerechtelijke incassokosten voor consumenten is in artikel 2 van het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten gemaximeerd op een percentage van de hoofdsom, met een minimum van € 40.
Op onze website staat een tool waarmee eenvoudig de verschuldigde buitengerechtelijke incassokosten berekend kunnen worden.
Voor bedrijven gelden minder strenge eisen. Het uitgangspunt is contractvrijheid, waarbij de bovengrens wordt bepaald door redelijkheid en billijkheid. Een partij kan bijvoorbeeld afspreken dat buitengerechtelijke incassokosten verschuldigd zijn zonder een specifieke aanmaning.
Bij een handelsovereenkomst en betalingsachterstand kan, zoals ik eerder in een ander blog al schreef, soms per factuur aanspraak worden gemaakt op een vast bedrag aan buitengerechtelijke incassokosten.
Wil je aanspraak maken op buitengerechtelijke incassokosten? Zorg dan dat je voldoet aan de wettelijke vereisten. Verstuur en leg aanmaningen zorgvuldig vast om onnodige discussie te voorkomen.
Heb je vragen over buitengerechtelijke incassokosten of wil je meer weten over de ontvangsttheorie? Neem dan gerust contact op met mij of één van mijn kantoorgenoten.
Yannick is gespecialiseerd in het vastgoed- en ondernemingsrecht. Hij heeft ervaring met het opzetten van samenwerkingen en ondernemingen, maar houdt zich ook bezig met conflicten binnen ondernemingen.
Meer artikelen van Yannick Willems