Effectieve communicatiestrategie tijdens een WHOA-traject: Transparantie als succesfactor

Een onderneming die een WHOA-traject ingaat, bevindt zich in een kritieke fase waarin effectieve communicatie van doorslaggevend belang is. De manier waarop wordt gecommuniceerd met werknemers, klanten, leveranciers en andere stakeholders kan het verschil maken tussen een geslaagde herstructurering en een mislukt traject. In deze blog bespreken we de sleutelelementen van een succesvolle communicatiestrategie tijdens een WHOA-procedure.

Ik wil meer weten over Ondernemingsrecht

Het belang van een doordachte communicatiestrategie

Wanneer een onderneming een WHOA-traject start, ontstaat onmiddellijk onzekerheid bij alle betrokkenen. Werknemers maken zich zorgen over hun baan, leveranciers vrezen voor onbetaalde facturen, klanten zijn bezorgd over continuïteit van dienstverlening en financiers willen weten of hun investeringen veilig zijn.

Een doordachte communicatiestrategie helpt deze onzekerheid te managen en draagt bij aan:

1. Behoud van vertrouwen bij kritieke stakeholders

2. Voorkomen van escalatie van problemen

3. Creëren van draagvlak voor de herstructurering

4. Beschermen van de reputatie van de onderneming

Communicatie naar verschillende stakeholdergroepen

1. Werknemers

Werknemers zijn vaak de eerste groep die geruchten opvangt en directe vragen heeft. Ze zijn ook de ambassadeurs van uw onderneming naar buiten toe. Effectieve communicatie naar werknemers kenmerkt zich door:

• Tijdigheid: Informeer werknemers voordat ze het nieuws via externe kanalen horen

• Duidelijkheid over persoonlijke impact: Adresseer direct zorgen over baanzekerheid en salarisbetaling

• Regelmatige updates: Houd werknemers op de hoogte van ontwikkelingen

In de praktijk blijkt dat een gerichte Q&A-sessie voor werknemers zeer effectief is. Hierin worden vragen behandeld zoals:

“Krijg ik mijn salaris tijdens het WHOA-traject en gaat mijn pensioenopbouw door?”

“Betekent de WHOA dat de onderneming failliet gaat?”

“Wat moet ik doen als klanten of leveranciers mij vragen stellen over de situatie?”

Deze aanpak biedt duidelijkheid en geeft medewerkers handelingsperspectief in gesprekken met externe partijen.

2. Leveranciers

Voor leveranciers staat de continuïteit van de handelsrelatie en betaling van openstaande facturen centraal. Effectieve leverancierscommunicatie bevat:

• Duidelijke uitleg over de WHOA-procedure en de impact op de handelsrelatie

• Onderscheid tussen oude schulden (vóór de Fixatiedatum) en nieuwe verplichtingen

• Heldere afspraken over toekomstige leveringen en betalingen

3. Klanten

Klanten maken zich vooral zorgen over de continuïteit en kwaliteit van dienstverlening. In de communicatie naar klanten moet de nadruk liggen op:

• Continuïteitsgarantie: Verzekeren dat dienstverlening doorloopt

• Betrouwbaarheid: Benadrukken dat bestaande verplichtingen worden nagekomen

• Toekomstperspectief: Uitleggen hoe de herstructurering bijdraagt aan betere dienstverlening

4. Financiers en aandeelhouders

Voor financiers en aandeelhouders is financiële transparantie cruciaal. Communicatie naar deze groep moet bevatten:

• Diepgaande financiële informatie over de staat van de onderneming

• Duidelijk herstructureringsplan met concrete mijlpalen

• Realistische prognoses voor de post-herstructureringsfase

Het communicatieprotocol: Structuur brengen in de informatiestroom

Een effectieve communicatiestrategie vereist een formeel communicatieprotocol dat vastlegt:

1. Wie communiceert: Duidelijke aanwijzing van woordvoerders voor verschillende stakeholders

2. Wat gecommuniceerd wordt: Kernboodschappen per stakeholdergroep

3. Wanneer gecommuniceerd wordt: Timing van updates en mededelingen

4. Hoe gecommuniceerd wordt: Kanalen en formaten voor communicatie

Uit de jurisprudentie rond de WHOA blijkt het belang van een gecoördineerde communicatie, waarbij wordt voorkomen dat verschillende berichten naar buiten komen die elkaar kunnen tegenspreken. In een arrest van het Gerechtshof Arnhem-Leeuwarden (ECLI:NL:GHARL:2024:4812) kwam aan bod dat tegenstrijdige communicatie over de afwikkeling van schulden of zekerheden tot onzekerheid en verwarring kan leiden bij betrokken partijen zoals financiers of schuldeisers. Deze omstandigheid speelde in deze kwestie een rol in de beoordeling van de redelijkheid van het handelen van partijen.

Omgaan met media

Media-aandacht tijdens een WHOA-traject is vaak onvermijdelijk. Een proactieve mediabenadering kenmerkt zich door:

1. Eén woordvoerder: Aanwijzen van één persoon die communiceert met de media

2. Kernboodschappen: Voorbereiden van consistente kernboodschappen

3. Mediatraining: Voorbereiden van woordvoerders op lastige vragen

4. Monitoring: Actief volgen van mediaberichten en waar nodig reageren

Concrete instructies aan medewerkers zijn hierbij essentieel.

De rol van juridische adviseurs in de communicatiestrategie

Juridische adviseurs spelen een belangrijke rol bij het vormgeven van de communicatiestrategie tijdens een WHOA-traject:

1. Toetsing van uitingen: Zorgen dat communicatie juridisch correct is

2. Bewaken van timing: Bepalen wanneer welke informatie gedeeld kan worden

3. Afstemming met procedurele stappen: Zorgen dat communicatie synchroon loopt met juridische stappen

Praktijkvoorbeeld: Een gelaagde communicatiestrategie

In een succesvolle WHOA-procedure wordt vaak gewerkt met een gelaagde communicatiestrategie:

1. Eerste laag: Algemene informatie over het feit dat een WHOA-procedure is gestart

2. Tweede laag: Specifieke informatie voor directe stakeholders

3. Derde laag: Gedetailleerde informatie voor partijen die direct betrokken zijn bij het akkoord

Deze gelaagdheid zorgt ervoor dat alle stakeholders de informatie krijgen die voor hen relevant is, zonder overweldigd te worden door details.

Conclusie

Een doordachte communicatiestrategie is een kritieke succesfactor in een WHOA-procedure. Door transparant, tijdig en doelgroepgericht te communiceren kan een onderneming het vertrouwen van stakeholders behouden en de kans op een succesvolle herstructurering vergroten.

De kernboodschap blijft daarbij: wees transparant over het proces, maar wees ook zorgvuldig in wat je communiceert en aan wie. Juridische begeleiding bij deze communicatie is essentieel om ervoor te zorgen dat de communicatie in lijn is met de juridische realiteit en verplichtingen.

Heeft u advies nodig bij het opstellen van een communicatiestrategie voor uw WHOA-traject?  Erik van Loon, Ilona van den Heuvel of een van onze collega’s van de sectie Ondernemingsrecht combineren juridische expertise met praktische communicatie-ervaring om u te helpen het juiste evenwicht te vinden.