Zijn uw (inkoop)voorwaarden proportioneel?

Aanbestedende diensten moeten bij het aanbesteden het beginsel van proportionaliteit in acht nemen. Dat houdt mede in dat de algemene (inkoop)voorwaarden die zij op de opdracht van toepassing verklaren, proportioneel moeten zijn. Wanneer is hier sprake van? Hoe en wanneer moet een inschrijver handelen als blijkt dat niet aan het proportionaliteitsbeginsel is voldaan?

Het proportionaliteitsbeginsel

Inschrijvers worden beschermd door het proportionaliteitsbeginsel. Dat wil zeggen dat de eisen en voorwaarden die een aanbestedende dienst bij een aanbesteding stelt, in redelijke verhouding moeten staan tot de aard en omvang van de aan te besteden opdracht. De Gids Proportionaliteit geeft invulling aan het beginsel en het volgen van de gids is wettelijk verplicht gesteld.

Proportionele (inkoop)voorwaarden

Wat betreft de proportionaliteit van de voorwaarden is in de Gids Proportionaliteit onder meer het volgende als richtlijn opgenomen:

• Het risico van de opdracht hoort te liggen bij de partij die het risico het best kan beheersen of beïnvloeden. Daarbij speelt een rol of het risico wel of niet voorzien- en verzekerbaar is en of het grote gevolgen kan hebben voor de continuïteit van de partij bij wie het risico wordt gelegd.
• De aanbestedende dienst moet inschrijvers altijd de gelegenheid geven om suggesties te doen voor aanpassing van overeenkomsten of af te wijken van inkoopvoorwaarden. Het ontbreken van die mogelijkheid is in beginsel disproportioneel.
• Voor zover mogelijk moet gebruik worden gemaakt van paritaire voorwaarden. In de bouw zijn dit de onder meer de UAV, UAV GC en DNR. De aanbestedende dienst mag hiervan afwijken, mits zij deugdelijk motiveert waarom de afwijking noodzakelijk is.
• De aanbestedende dienst mag geen ongelimiteerde aansprakelijkheid eisen. Een aansprakelijkheidseis voor onbepaalde duur wordt geacht disproportioneel te zijn.
• Een aanbestedende dienst mag niet verlangen dat de inschrijver garandeert dat, indien een derde voor hetzelfde soort werk een betere prijs krijgt, de aanbestedende dienst met terugwerkende kracht ook die prijs krijgt.

Aanbestedende diensten, let op!

In de bouw worden vaak standaard als algemene inkoopvoorwaarden de UAV 2012, UAV-GC 2005 of DNR van toepassing verklaard. Wijkt u af van deze voorwaarden, vergeet dit dan niet toe te lichten in de aanbestedingsstukken. U bent hiertoe verplicht.

Inschrijvers, let op!

In de aanbestedingsstukken wordt vaker afgeweken van de algemene (inkoop)voorwaarden dan u denkt. In de regel is dit nadelig voor u. Wanneer een bepaling uit de algemene (inkoop)voorwaarden van de aanbestedende dienst disproportioneel is, moet u snel – vóór inschrijving - handelen. Dit kan door in een separate brief het recht voor te behouden om over disproportionele eis te klagen. Wees als inschrijver er ook van bewust dat de eigen algemene voorwaarden niet van toepassing zijn. Gelet op de grote diversiteit van aanbestedingen blijft maatwerk noodzakelijk bij de invulling van het proportionaliteitsbeginsel. Bel gerust, dan kijken wij graag met u mee. Fotocredits: Sergey Nivens / Fotolia